‘การประชุม’ จัดเป็นอีกหนึ่งกิจกรรมที่มีประโยชน์ เพราะเป็นกระตุ้นให้บุคลากร ได้มาพบปะพูดคุยกันในอย่างกว้างขวาง พร้อมเปิดข้อมูลในวงกว้าง อีกทั้งยังช่วยทำให้เกิดการปรึกษาหารือระหว่างกัน ตัดสินใจร่วมกัน โดยมีจุดประสงค์คือต้องการดำเนินงานนั้นให้บรรลุประสบความสำเร็จ ตามจุดมุ่งหมายที่ได้วางเอาไว้
รายงานการประชุม ที่ต้องมี
ซึ่งถ้าพูดถึงอีก 1 องค์ประกอบในการประชุม ก็คือ รายงานการประชุมนั่นเอง ซึ่งการเขียนรายงานการประชุมนี้ เป็นการสร้างหลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษรสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ ซึ่งก็จะมีผู้ทำหน้าที่เขียนรายงานการประชุม ซึ่งต้องเป็นคนที่มีความละเอียด มีสมาธิสูง เขียนรายงานได้อย่างถูกต้อง 100% สำหรับผู้ที่ไม่เคยเขียนรายงานการประชุมมาก่อนเลยและต้องการฝึกฝนตัวเองในเรื่องนี้วันนี้เราก็มีเคล็ดลับดีๆ มาฝากกัน
1.จับประเด็นพร้อมเรื่องเรียบเรียงประเด็น
ในการเขียนรายงานการประชุม ต้องประกอบด้วย อ่าน, คิด, ฟัง เป็น 3 ทักษะที่ต้องทำงานร่วมกัน มีสมาธิจดจ่ออยู่กับการฟังโดยผู้เขียนต้องรู้จักจับประเด็นการพูด เพื่อและนำมาเรียบเรียง ให้เข้าใจว่าผู้ต้องการพูดถึงอะไร โดยถ้าผู้เขียนรายงานจับประเด็นได้อย่างไม่ครบถ้วน ก็อาจทำให้เกิดผลเสียต่อไปเป็นทอดๆ ได้ นอกจากนี้ในสถานการณ์จริงแล้วพูดหลายๆ คนบางครั้งก็หลงประเด็นที่จะพูดหรือพูดมากจนเกินไป เพราะฉะนั้นผู้เขียนจะต้องกลั่นกรองเอาแต่เนื้อหามาเขียนลงรายงานให้จงได้
2.การเขียนรายงานการประชุม ต้องมีความเข้าใจในเรื่องเหล่านี้
- เนื้อหา – ได้มาจากการจับประเด็นสำคัญ รวมทั้งสรุปประเด็นนั้น ให้ผู้รับสารได้รับรู้และมีความเข้าใจ
- รูปแบบ – รูปแบบการเขียนบางประเภทนั้น มีรูปแบบที่ตายตัว เช่น การเขียนเรียงความ , การเขียนจดหมาย,การเขียนบรรณานุกรม เป็นต้น เพื่อให้ผู้อ่านสามารถแยกแยะได้ว่าการเขียนนั้นเป็นการเขียนในรูปแบบใด
แบบฟอร์มการเขียนรายงานประชุม
การประชุม………………….(หัวข้อ)………………………….ครั้งที่…./…..
เมื่อวันที่….เดือน…………………พ.ศ…….เวลา…………
ณ ห้อง……………………………………………
ผู้มาประชุม
ผู้ไม่มาประชุม
ผู้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)
เริ่มประชุมเวลา………..
ระเบียบวาระที่ 1 แจ้งเพื่อทราบ
ระเบียบวาระที่ 2 รับรองรายงานการประชุม
ระเบียบวาระที่ 3 เนื้อหาสืบเนื่อง
ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องเสนอเพื่อนำไปพิจารณา
ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่นๆ
เลิกประชุมเวลา……….
ลงชื่อ…………………………….
ผู้จดรายงานการประชุม
-
การใช้ภาษาสำหรับการเขียน
สำหรับการใช้ภาษาเพื่อเขียนรายงานการประชุมตามปกติแล้ว จะใช้ภาษาเขียน นั้นก็คือภาษาที่ใช้ในการเขียนอย่างเป็นทางการ ซึ่งใช้เขียนใน จดหมายราชการ หรือคำกล่าวในพิธีต่างๆ เป็นภาษาสุภาพ ตรงไปตรงมา อ่านแล้วเข้าใจได้ทันที
ซึ่งสามารถแบ่งขั้นตอนในการจดรายงานการประชุมเป็น 3 วิธีย่อยได้แก่…
- จดรายละเอียดครบ – การจดในวิธีนี้ส่วนใหญ่ จะต้องใช้เครื่องบันทึกเสียงเข้ามาเป็นเครื่องมือในการช่วย เพื่อทำให้การเก็บข้อมูลได้อย่างครบทุกรายระเอียด
- จดอย่างย่อๆ– จดเพียงแค่ว่าวันนี้มาประชุมกันเรื่องอะไร มีมติว่าอะไร เป็นต้น สำหรับวิธีนี้ เป็นวิธีที่ค่อนข้างรวบรัด ถ้าผู้เขียนรายงานการประชุมไม่มีประสบการณ์มากพอ ก็อาจทำให้พลาดข้อคิดเห็นได้
- วิธีเป็นกลาง – สำหรับวิธีการจดวิธีนี้ เป็นวิธีที่ได้รับความนิยมมากที่สุด โดยผู้เขียนรายงานการประชุมจะต้องจดใจความสำคัญทั้งหมด และใช้ดุลพินิจส่วนตัวว่ารายละเอียดไหน จำเป็นที่จะต้องจดหรือรายละเอียดไหนไม่จำเป็นที่จะต้องจด เช่น ถ้าเป็นการพูดเล่น, แสดงอารมณ์เกรี้ยวกราด, ทะเลาะกัน ในที่ประชุมก็ไม่ต้องจด
และนี่ก็คือวิธีจดรายงานการประชุมแบบพอสังเขป ที่เรานำมาแนะนำกันในวันนี้ ซึ่งวิธีที่จะทำให้คุณจดรายงานการประชุมได้เก่งกาจและสามารถสรุปใจความได้อย่างรวดเร็ว และแม่นยำอีกทางหนึ่งนั้นก็คือ ต้องฝึกฝนในการจดบ่อยๆ พร้อมฝึกสรุปใจความนั่นเอง