หนึ่งในทักษะที่หากเราจะพัฒนาตัวเองขึ้นไปเป็นหัวหน้า ผู้นำตั้งแต่หน่วยงานย่อยของตัวเอง จนถึงระดับเจ้าของกิจการก็คือ การประชุม หากการประชุมดี เร็ว ไว เข้าใจตรงกัน มีประสิทธิภาพองค์กรก็พัฒนาต่อไปได้ คำหนึ่งที่เราจะมาทำความรู้จักกันก็คือคำว่า ประชุมสมัยวิสามัญ คำนี้คืออะไร หมายถึงอะไรเรามาอธิบายให้ฟัง
ความหมายของการประชุมวิสามัญ
การประชุมนั้นแต่ละองค์กรหรือหน่วยงาน จะนัดประชุมออกเป็นสองรูปแบบ หนึ่งก็คือ การประชุมที่เป็นการแจ้งล่วงหน้าตามกำหนดเวลาเรียกการประชุมแบบนี้ว่า การประชุมสมัยวิสามัญ เป็นการประชุมตามห้วงเวลา กับสองการประชุมที่ไม่ได้แจ้งให้ทราบล่วงหน้า เป็นการประชุมนอกรอบสมัยวิสามัญ ซึ่งอาจจะเป็นการประชุมสมาชิกทุกคนในองค์กร หรือ อาจจะเป็นเพียงแค่บางส่วนก็ได้
ห้วงเวลาการประชุม
ประชุมสมัยวิสามัญนั้น มีความแตกต่างกันไปแต่ละองค์กรทั้งภาครัฐหรือเอกชน อาจจะมีการกำหนดห้วงเวลาประชุมไว้ไม่เหมือนกัน บางกลุ่มอาจจะกำหนดประชุมสมัยวิสามัญทุก 3 เดือน 6 เดือน หรือ 1 ปี จะนิยมอยู่เพียงแค่นี้ หากระยะเวลานานกว่านี้จะไม่เหมาะสมเพราะนานเกินไป
ความสำคัญของการประชุม
การประชุมนอกรอบสมัยวิสามัญ อาจจะเป็นการประชุมแบบเร่งด่วนที่ผู้เข้าร่วมประชุมอาจจะเป็นเพียงแค่ส่วนใดส่วนหนึ่งขององค์กร หรือ สมาชิกในการประชุมก็ได้ แต่หากการประชาสมัยวิสามัญเป็นการประชุมตามห้วงเวลาบังคับ จึงถือว่าเป็นเรื่องสำคัญอย่างมาก การประชุมสมัยวิสามัญ จึงเป็นการประชุมที่สมาชิกต้องเข้าร่วมครบทุกคน ขาดไม่ได้เลยแม้แต่คนเดียว เพราะอาจจะเป็นการประชุมเพื่อขอความเห็น และตัดสินใจเรื่องใหญ่พร้อมกัน ตัวอย่างองค์กรเอกชน ประชุมสมัยวิสามัญก็จะเป็นการบอกทิศทางขององค์กร หรือ ตัดสินเรื่องการแต่งตั้งบอร์ดบริหาร
ขั้นตอนการประชุม
วิธีการประชุมสมัยวิสามัญ ก็จะเหมือนกับการประชุมทั่วไป เริ่มจากเลขานุการของประธานในที่ประชุมจะส่งเอกสารเกี่ยวกับหัวข้อ ประเด็น ญัตติที่จะใช้ในการประชุม แนบไปกับหนังสือเชิญประชุม จากนั้นก็จัดเตรียมสถานที่ในการประชุม เมื่อถึงเวลาประชุม ประธานต้องตรวจสอบจำนวนผู้เข้าร่วมว่าครบถ้วนหรือไม่ หากไม่ครบต้องมีสมาชิกมาเข้าร่วมประชุมไม่น้อยกว่า สองในสามของสมาชิกทั้งหมด เพื่อให้การลงมติเป็นไปตามกติกา เมื่อพร้อมแล้วประธานการประชุม จะดำเนินการประชุมตามหลักการ และระเบียบวาระที่แจกให้ เมื่อประชุมเสร็จแล้ว ประธานจะสรุปผลการประชุมสมัยวิสามัญอีกครั้งก่อนจะปิดการประชุม จากนั้นเลขานุการจะพิมพ์เอกสารเพื่อยืนยันผลการประชุมให้กับสมาชิกอีกครั้งหนึ่ง
ถือว่าเป็นเรื่องสำคัญอย่างมาก ยิ่งหากเราต้องขึ้นสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้น เราต้องฝึกฝนตัวเองให้เตรียมตัวเมื่อจะเข้าประชุมสมัยวิสามัญ จะได้รับทราบสารเกี่ยวกับหัวข้อการประชุมได้อย่างครบถ้วน เพื่อเอาสารนั้นมาเป็นข้อมูลในการทำงานส่วนของตัวเองต่อไป