การพูดสุนทรพจน์เป็นเครื่องมือที่ดีมากอย่างหนึ่งในการสื่อสารทั้งในระดับการเรียน จนถึงระดับการทำงานปฏิบัติการ จนถึงการออกนโยบายของประธานบริษัท หากพูดสุนทรพจน์ดีจะเป็นการส่งสารสิ่งที่ต้องการจะสื่อให้คนในองค์กรเข้าใจได้มากขึ้นแต่การจะพูดสุนทรพจน์ที่ดีนั้นไม่ง่ายเลย ต้องมีการเตรียมตัว ฝึกซ้อม ตามหลักการด้วย เค้าทำกันอย่างไร เรามีคำตอบบางส่วนให้ไปลองทำตามกัน
การเตรียมเนื้อหาของสุนทรพจน์
อย่างแรกเลยการเตรียมเป็นสิ่งที่สำคัญมาก เนื้อหาที่พูดบอกเลยว่ามันต้องจับใจคนฟัง และเข้าใจง่าย ทำอย่างไรจะได้สองสิ่งนี้มาอยู่ในมือ คำตอบอยู่ที่การเตรียม เราต้องถามตัวเองก่อนว่า จะพูดสุนทรพจน์ในหัวข้อใด มีความหมายอย่างไร ตีความให้ถูกต้องและครอบคลุมสิ่งที่ต้องการจะสื่อทั้งหมด จากนั้นเตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่เราจะพูดออกมาให้ชัดเจน อาจจะมีการยกข้อมูลเชิงสถิติ การเปรียบเทียบ อะไรก็ได้ทำให้น่าเชื่อถือมากขึ้น แต่การจะยกข้อมูลเหล่านี้มาต้องเช็คให้ดีก่อนว่า มันตรงตามนั้นข้อมูลน่าเชื่อถือจากแหล่งอ้างอิงที่น่าเชื่อถือได้เช่นกัน อีกอย่างการนำเสนอข้อมูลเหล่านี้ต้องเกี่ยวข้องกับหัวข้อหลักที่เราต้องการจะนำเสนอด้วย ยกตัวอย่างเช่น หากเราต้องการจะพูดเกี่ยวกับการขายที่ดี เราอาจจะต้องเอาสถิติการขายมาอ้างอิง ไม่ใช่เอาสถิติหนี้เสียซึ่งไม่เกี่ยวมาอ้างอิง จะทำให้เสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์
กำหนดเวลาในการพูดสุนทรพจน์
พอได้เนื้อหาตามที่ต้องการแล้ว ก่อนจะเข้าสู่ช่วงของการซ้อม ให้เรากำหนดไว้เลยว่า สุนทรพจน์ที่เราจะพูดนั้นจะใช้เวลาเท่าไร หรือ เค้าให้เวลาเราพูดเท่าไร เพื่อให้เราคัดเลือกเนื้อหาที่จำเป็น และเรียงลำดับตามความสำคัญให้ครบถ้วนภายในเวลาที่กำหนด โดยปกติสุนทรพจน์หากเป็นระดับการแข่งขัน อาจจะใช้เวลาไม่เกิน 5-10 นาที แต่หากเป็นการพูดสุนทรพจน์ทั่วไปอาจจะนานกว่านั้น แต่ไม่เกิน 20 นาที หากเกินกว่านั้นจะทำให้ความสนใจของผู้ฟังลดลง จนทำให้จากสิ่งที่เตรียมมาดีกลายเป็นของน่าเบื่อไปได้ คำแนะนำเรื่องนี้เราขอบอกว่าถ้าจะพูดจริงไม่ควรเกิน 15 นาที
ซ้อม ซ้อม ซ้อม
เมื่อโครงสร้างทุกอย่างพร้อมแล้วทั้งเรื่องเวลา และเนื้อหา ก็ถึงเวลาสำคัญก็คือการซ้อม ซ้อม ซ้อม แล้วก็ซ้อม การจะไปพูดได้ 15 นาที สำหรับมือสมัครเล่นอาจจะต้องซ้อมกันเป็นเดือนเลยทีเดียว อย่างที่บอกไปว่าสุนทรพจน์เป็นเครื่องมือสื่อสารชั้นดีของเรา คำว่าสื่อสารนั้นไม่ได้หมายถึงเนื้อหาคำพูดอย่างเดียว ยังรวมถึงท่าทาง สีหน้า แววตา อารมณ์ มือไม้ท่าทาง ต่างๆมากมาย ของเหล่านี้ต้องผ่านการซ้อม เพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งที่เราสื่อสารไปทุกอย่างนั้นเป็นไปตามที่ต้องการได้ การซ้อมควรซ้อมหน้ากระจกเพื่อให้เราเห็นหน้าตาตัวเอง หรือจะอัดคลิปไว้ฟังเพื่อดูจุดบกพร่องด้วยก็ได้ จำไว้ว่ายิ่งซ้อมเยอะ ความตื่นเต้นก็จะยิ่งน้อยลงเวลาขึ้นเวทีจริง
การเตรียมนำเสนอ
เทคโนโลยีก็เป็นเรื่องสำคัญที่ช่วยส่งเสริมให้สุนทรพจน์ของเรามีคุณภาพมากขึ้น นอกจากซ้อมแล้วยังต้องมีการเตรียมความพร้อมการนำเสนอด้วย จะนำเสนอด้วยสไลด์จากคอมพิวเตอร์ ภาพ คลิปเสียง ฯลฯ ต้องเซฟไฟล์งานเก็บไว้ให้ดี จะให้ดีตอนซ้อมควรซ้อมนำเสนอสื่อเหล่านี้ด้วย พอใกล้ถึงวันจริงควรเอาไฟล์ทั้งหมดส่งให้กับผู้ดำเนินการเตรียมความพร้อมก่อนเพื่อตรวจสอบความเรียบร้อยก่อนเริ่มงาน
วันจริง
พอถึงวันจริง สิ่งที่มองข้ามไม่ได้เลยเป็นเรื่องของการแต่งกาย ควรแต่งกายให้สุภาพตามหลักสากล และสถานที่ ควรไปถึงสถานที่พูดสุนทรพจน์ก่อนประมาณ 1 ชั่วโมงเป็นอย่างน้อย เพื่อตรวจสอบความเรียบร้อยหน้างาน รวมถึงเราเองจะได้ดูสถานที่และประเมินสถานการณ์การพูดคร่าวๆก่อนได้ ลองนำไปปรับใช้กันได้